Компания ABBYY, ведущий мировой
разработчик программного обеспечения и поставщик услуг в области лингвистики,
распознавания документов и ввода данных, объявляет о внедрении решения ABBYY
FlexiCapture в автоматизированную систему управления компании «Строительный
двор», специализирующейся на комплектации объектов строительства, реконструкции
и ремонта.
В ходе двухмесячной работы с помощью
решения ABBYY реализована задача потокового ввода исходящей первичной
финансовой документации в систему SAP ERP, установленную в «Строительном
дворе». Для выполнения этой задачи была выбрана система ABBYY FlexiCapture с
распределенной архитектурой: сканирование осуществляется в региональных офисах
компании, после чего скан-копии документов по каналам связи передаются в центр
обработки, который находится в головном офисе «Строительного двора». Именно
здесь проходят этапы распознавания, верификации и экспорта в ERP-систему. Так в
неделю обрабатывается 15 000 экземпляров счетов-фактур, товарных и
товарно-транспортных накладных.
Специально для этого проекта
инженеры ABBYY доработали гибкие описания документов, и теперь проверка
документов на наличие подписи и печати происходит автоматически. Это позволяет
специалистам бухгалтерии и складского хозяйства «Строительного двора» на самом
раннем этапе выявлять некорректно оформленные документы и применять меры к их
замене. Если документы оформлены правильно, решение ABBYY обеспечивает экспорт
распознанных данных в ERP-систему в карточку документа, к которой прикрепляет
его скан-копию. Благодаря этому сотрудники «Строительного двора» в любое время
могут получить все данные о введенном в систему документе и распечатать непосредственно
из нее копию нужного документа.
«Строительный двор» – крупнейшая на
Урале оптово-розничная компания, занимающаяся розничной торговлей и оснащением
объектов строительства, реконструкции и ремонта. Организация имеет филиальную
структуру с централизованным управлением и бухгалтерией. Все оригиналы
документов региональные филиалы отправляют в центральный офис в Тюмени, где их
обрабатывает бухгалтерия. Пересылка документов в компании обычно занимает много
времени, в течение которого они недоступны и в процессе могут теряться. А
учитывая, что централизованного электронного хранилища всех финансовых
документов раньше не было, потеря оригиналов и временные затраты на пересылку
значительно сказывались на бизнес-процессах организации.
Ежедневно бухгалтерия центрального
офиса обрабатывает несколько тысяч документов. До начала проекта с ABBYY
сотрудники заказчика проверяли на наличие подписей и печатей все исходящие
документы: счета-фактуры, товарные и товарно-транспортные накладные. Проверка
осуществлялась вручную и требовала значительных ресурсных затрат.
До внедрения системы потокового
ввода документов ABBYY FlexiCapture обработка каждого запроса на получение
копии отнимала у бухгалтерии много времени – надо было найти оригинал в
бумажном архиве и снять с него копию. При этом часть документов, находящихся в
стадии пересылки в центральный офис, в этот момент могла оказаться недоступна
для просмотра и копирования.
Таким образом, было необходимо
решить задачу внедрения в офисах компании системы распределенного сканирования
первичных документов, их автоматизированной проверки на наличие подписи и
печати и централизованного хранения скан-копий исходящих документов в
ERP-системе компании. В результате внедрения ABBYY FlexiCapture время на
предоставление копий первичных документов клиентам компании сократилось с
месяца до нескольких минут.
Такие ключевые возможности ABBYY
FlexiCapture, как масштабируемость, скорость развёртывания, устойчивость
обработки данных и способность взаимодействовать с ERP-системой, позволили
специалистам ABBYY выполнить быстрое и надежное внедрение функций сканирования
и распознавания в компании. Современные технологии потокового ввода документов
и данных, реализованные в системе ABBYY, помогли повысить эффективность работы
ключевых подразделений «Строительного двора» – бухгалтерии и юридической
службы.
«Для нас очень важно, что
нововведение позволило нам повысить уровень сервиса при работе с клиентами.
Сегодня мы можем оперативно распечатывать из SAP ERP документы с подписью
клиента, что значительно ускоряет процесс подписания актов сверок и увеличивает
скорость решения спорных ситуаций с покупателями, – говорит Шевелева Светлана
Ивановна, главный бухгалтер центрального офиса компании «Строительный двор». –
Мы с нетерпением ждем дальнейшего внедрения продукта ABBYY в нашей компании,
это позволит нам более оперативно и эффективно обрабатывать большой объем
первичных документов и организовывать учет на самом высоком уровне».
На текущий момент в рамках проекта
реализована задача потокового ввода исходящих документов в ERP-систему. В
дальнейшем помимо обработки исходящих документов, планируется автоматизировать
ввод входящих финансовых документов организации.
СПРАВКА:
Российская компания ABBYY – ведущий
мировой разработчик программного обеспечения и поставщик услуг в области
распознавания и ввода документов, лингвистики и перевода. Более 30 миллионов
пользователей и десятки тысяч организаций по всему миру используют решения
ABBYY для автоматизации трудоемких процессов, экономя время и превращая
информацию в полезные знания. На российском рынке ABBYY является уникальной
компанией, лидирующей одновременно в области лингвистических технологий и
услуг.
Штаб-квартира и два офиса продаж группы ABBYY, а также
высокотехнологичная лингвистическая компания ABBYY Language Services и
издательство ABBYY Press находятся в Москве, другие офисы компании расположены
в Австралии, Великобритании, Германии, Канаде, на Кипре, в США, Тайване,
Украине и Японии. В 14 международных компаниях, входящих в группу ABBYY,
работают свыше 1100 человек. Продукты и решения ABBYY доступны пользователям
более чем в 130 странах мира благодаря собственной сети партнёров и
представителей.
